Clínicas: Son empresas capitalistas que conducen sus actividades para beneficio y conveniencia de la asociación. Las poseen y administran hombres de negocios, grupos de estos o médicos en ejercicio; en cualquier caso la gerencia activa de la empresa esta en estrecha colaboración con un grupo de médicos, tanto poseen una participación financiera como sino.
La peculiaridad de la separación de la propiedad y la administración se hace necesaria por virtud de la naturaleza de los servicios profesionales que realiza la clínica y por las leyes de sanidad existentes que rigen las actividades del mismo, además por el código de comercio.
Tipos de Clínicas:
Las Clínicas Generales: Son aquellas que están organizadas para procurar la hospitalización de los pacientes con cualquier clase de trastorno o enfermedad.
Clínicas Especializadas: Son las que admiten solamente casos de tipo particular de enfermedad.
Organización de Las Clínicas:
La organización es un aspecto del elemento de planificación de la dirección que concierne a la especificación y determinación de las responsabilidades de explotación y de funciones, así como a la organización de una empresa constituye el armazón sobre el que se llevan a la práctica las responsabilidades directivas, la coordinación de las actividades u operaciones.
La Organización de Las Clínicas básicamente reposa en tres direcciones:
a.1 Contabilidad
a.1.1 Facturación
a.1.2 Cobranzas
a.1.3 Cajas
b) Unidades de Servicios a pacientes:
b.1 Emergencia
b.2 Hospitalización
b.2.1 Diagnostico Departamento de Rayos X
Laboratorio de Análisis Clínico
b.2.2 Atencion Enfermería
Admisión
Egresos
c) Unidades de Servicios Internos
c.1 Depósito
c.2 Mantenimiento
c.3 Otros (Lavandería, cocina, entre otros).
Principales Operaciones
Prestar servicio de atencion medico- quirúrgico a través de los servicios de Emergencia y Hospitalización.
El servicio de emergencia se encarga de recibir a aquellos pacientes que ingresen en circunstancias inesperadas y transitorias; se dice que son transitorias ya que estos pacientes después de realizado el diagnostico medico y aplicado el tratamiento correspondiente, se decide de acuerdo a la gravedad del caso si el paciente debe ingresar al servicio de hospitalización o no aunque no es la única vía de ingreso por hospitalización.
Organización del Departamento de Contabilidad y Control Interno Contable
Organización del Departamento de Contabilidad (Clínicas)
Un buen servicio de contabilidad requiere la jerarquizacion necesaria para que se realicen las deferentes tareas en el departamento respectivo. Se puede decir, en términos generales que las Jerarquías que se distinguen son las siguientes Contralor (solo en Hospitales públicos) Contador, Auditor, Auxiliares de Contabilidad, Cajeros y Empleado de Cobro.
Contralor.
Contador.
Auditor.
- Son funciones del auditor: encargarse de todos los trabajos de auditoria y visitas de inspección que se señalen de acuerdo con los programas. La presentación de informes sobre las auditorias realizadas. Supervisar todas aquellas mediadas de control interno que se juzguen adecuada para garantizar el empleo conveniente de los bienes.
Auxiliar de Contabilidad: Es el responsable de la ejecución integral de los trabajos de contabilidad, realizados en uno o mas auxiliares de cuentas de control, encargándose de formular y registrar las diversas cuentas, sean manualmente o por procedimientos mecanizados.
Facturador:Es el responsable de la elaboración de los recibos y documentos de cobros necesarios, la conciliación global o parcial de los datos, que se le suministren para su elaboración y manejo, preparar las facturas, documentos contables y correspondencia a su jefe inmediato superior, la revisión de facturas y documentos que se presenten para su pago a la institución.
Cajero:Recibir el dinero en la sección de caja, conociendo los cargos que por los diferentes servicios realiza la clínica o el hospital en sus diferentes facetas, realizar el pago de las facturas que se presenten en la sección de caía por los proveedores o acreedores. La recepción de documentos para pago o cobro y la tramitación de este material, requiriendo las autorizaciones respectivas.
Control Interno Contable más adecuado para las Clínicas.
Registrar diariamente las transacciones principalmente las cuentas por cobro y cuentas por payar, al igual que tener quincenalmente el class flow.
Organizar de una manera sistemática el flujo de documentos en el departamento.
Mantener interrelación con la administración de la organización.
Conciliar saldos semanales para tener una buena planificación fiscal. Plan de cuentas estructurado a las necesidades de la empresa.
Control sobre las cuentas de los seguros porque al momento en que el seguro paga a la clínica, no especifica que factura esta cancelando y cual fue el monto que se reconoció en ese momento.
Control de los inventarios de material medico- quirúrgico y de medicinas. Esto para evitar la merma de los mismos, pues en todas estas instituciones siempre suele escaparse del control de la persona encargada del almacén.
Estados Financieros utilizados por la Clínicas.
Estados Financieros:
En toda clínica es primordial tener una idea de la operación en lo que se refiere al manejo de cantidades y bienes que pueden expresarse numéricamente en dinero, cifras que tendrán por objeto presentar a los socios de dicha institución al panorama financiero de la misma.
En las Clínicas como en cualquier otra empresa se realizan los estados financieros exigidos por la Federación del Colegio de Contadores Públicos son:
Balance General
Estado de Resultado
Estado de Flujo de efectivo
Movimiento del Patrimonio
Todos estos Estados Financieros se realizan a costo histórico y se representan ajustándolos por exposición a la inflación a petición de los accionistas de la empresa, los mismos deben ser presentados a la Junta Directiva anualmente dentro de los 3 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio económico.
Informes Especiales.
La Gerencia de las Clínicas además de conocer los resultados de los Estados Financieros desea conocer los resultados de un periodo dado por los departamentos y de la clínica en conjunto, para ello se realizan informes estadísticos que muestran lo siguiente:
- El costo por dia de paciente de los componentes totales de cada departamento.
-El costo por dia de paciente de los gastos generales de la Clínica.
-El Costo por dia de paciente de lso gastos de administración y oficina. - El costo de los alimentos por comisa. El costo de los alimentos y sálanos de cocina por comida
Teneduría de Libros
Además de los libros exigidos por la ley las clínicas llenan los siguientes libros auxiliares:
Auxiliar de cuentas por cobrar
Auxiliar de cuentas por pagar
Auxiliar de Caja chica
Auxiliar de compras
Auxiliar de compras
Auxiliar de pólizas.
Los libros Mayores comprueben lo siguiente:
Mayor General: Contiene todas las cuentas de control, cuentas del balance, activo, pasivo y capital, cuentas detalladas de ingresos y gastos. Estas últimas se agrupan por departamento.
Mayor de Cuentas de Enfermos: Contiene los registros detallados de las transacciones con los pacientes.
Mayor de Activo Fijo: Comprenden las cuentas detalladas de cada partida de equipo o grupos de clases especiales de suministros.
Mayor de Acreedores: Es un archivo de pólizas o comprobantes o de cuentas detalladas de las transacciones con los acreedores (donde no se emplee el sistema de pólizas).
Inventarios: Son registros detallados de almacenes, que controlan las existencias por grupos, de acuerdo con su situación.
Registro de Nomina: Dividido en dos secciones, una contiene el registro del tiempo y el resumen de nomina (de donde se hace la distribución a los departamentos) y la otra comprende el registro continuo de cada empleado, con la acumulación de las retribuciones devengadas, deducciones del seguro social y otras informaciones de relevancia.
Además de las anteriores, pueden necesitarse otros registros, para facilitar la estadística medica a distintas clínicas. En términos generales las políticas contables que se manejan en las clínicas son iguales o parecidas a otras empresas, la diferencia radica en algunas cuentas que se utilizan para el registro de las transacciones.
CLINICA CHILIMEX, C.A
ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS
AL 31/12/2002
Ingresos Departamentales 900.000
(-) Gastos Básicos (a2) 100.000
Utilidad Bruta 800.000
Gastos Operativos 100.000
Gastos Administrativos 150.000 (250.000)
Utilidad en Operaciones 550.000
Perdidas por incobrables (*) 10.000
Gastos por intereses 20.000
Descuentos Concedidas 20.000 (50.000)
500.000
(+) Intereses Devengados 20.000
Descuentos Obtenidos (**) 30.000
Ganancias en Venta de Activos 40.000
Ingresos Extraordinarios 10.000 100.000
Utilidad del Ejercicio 600.000
(-) Utilidad al Personal 60.000
Impuestos 40.000 (100.000)
Utilidad Neta 500.000
Nota: (*) En cuanto a la pérdida por incobrables, se podrán considerar como gastos administrativos, ya que el crédito y la cobranza son desiciones y gestiones generales.
(**) Depende de la Gerencia.
